Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Terhadap Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di Pengadilan Agama ( Yudhistira Adi Pinto, S.E., M.H )
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS TERHADAP PELAKSANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DI PENGADILAN AGAMA
OLEH : YUDHISTIRA ADI PINTO
(SEKRETARIS PENGADILAN AGAMA SENGETI)
Sertifikasi Akreditasi Penjaminan Mutu yang dicanangkan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama pada tahun 2017 telah menjadikan seluruh Pengadilan Agama berupaya semaksimal mungkin untuk memperbaiki diri, dimulai dengan membenahi dokumen sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, menetapkan SWOT, menetapkan resiko beserta mitigasinya, menetapkan sasaran mutu, melakukan survey kepuasan masyarakat, memperbaiki sarana prasarana dengan memprioritaskan sarana publik, pelaksanaan self asesment dan sebagainya.
Tentu saja hal ini bukanlah sesuatu yang bisa dilaksanakan dalam waktu yang singkat, dan tanpa ada semangat perubahan baik perubahan pola pikir maupun pola kerja. Persiapan untuk self asesment SAPM sangat menguras tenaga, emosi dan waktu .Butuh tim yang solid agar kesesuaian dan keefektifan penerapan sistem manajemen akreditas dapat teruji dengan baik.
Self asesment adalah langkah awal pelaksanaan sistem manajemen mutu dan salah satu syarat mutlak dilaksanakannya penilaian menyeluruh oleh Tim asesor eksternal untuk menentukan peringkat pengakuan terhadap kualitas penyelenggaraan seluruh aktivitas penjaminan mutu pada pegadilan tingkat Pertama maupun tingkat banding dan untuk memperoleh sertifikat akreditasi.
Oleh karena itu persiapan self asesment tidak bisa dilaksanakan dengan setengah hati. Seorang sekretaris selaku penanggung jawab administrasi kesekretariatan harus berperan aktif untuk melengkapi dokumen sesuai standar SAPM. Dengan ikut terlibat aktif dalam penyusunan dokumen SAPM dengan sendirinya sekretaris akan mengetahui dan memahami apa-apa saja yang harus diawasi dan diimplementasikan agar SAPM bukan sekedar pengakuan yang tercetak di sebuah lembaran kertas yang disebut Sertifikasi Akreditas Penjaminan Mutu. Selain itu menjaga semangat dan kekompakan tim khususnya dibagian kesekretariatan juga harus menjadi prioritas utama.
Sesuai peraturan Mahkamah Agung RI Nomor : 7 Tahun 2015 Kesekretariatan pengadilan Agama yang di pimpin oleh Sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsinya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Ketua Pengadilan Agama untuk menyelenggarakan pelaksanaan pemberian dukungan (supporting unit) di bidang administrasi, organisasi, keuangan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana dapat terlaksana dengan baik.
Sekretaris adalah orang yang bertanggungjawab atas keberlangsungan sistem manajemen di bagian kesekretariatan. Dengan sumber daya yang terbatas sekretaris harus mampu memetakan SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) dan membuat matriks TOWS yang merupakan kerangka yang membantu untuk mengembangkan empat jenis strategi yang terdiri dari :
1. Strategi SO (Strength and Opportunity). Strategi ini digunakan untuk menangkap dan memanfaatkan peluang yang ada dengan memaksimalkan kekuatan internal yang dimiliki oleh Pengadilan Agama.
2. Strategi WO (Weakness and Opportunity). Strategi ini ditujukan untuk memperbaiki atau membenahi kelemahan yang dimiliki pengadilan agama supaya dapat memanfaatkan atau mengambil peluang yang ada.
3. Strategi ST (Strength and Threat). Strategi ini ditujukan untuk mengurangi atau meminimalisir ancaman pada pengadilan agama dengan memanfaatkan kekuatan internal.
4. Strategi WT (Weakness and Threat). Strategi ini digunakan untuk memperbaiki kelemahan yang ada pada pengadilan agama untuk meminimalisir ancaman.
Hal ini sangat penting dilakukan agar persiapan untuk SAPM dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Sekretaris juga harus selalu memastikan dokumen yang digunakan adalah dokumen terbaru dan dokumen yang ada sesuai dengan aktivitasnya yang terdapat dibagiannya.
Agar seorang sekretaris dapat mengimplementasikan sistem manjemen mutu secara berkelanjutan maka harus memiliki pengaruh terhadap bagian yang dipimpinnya. Menurut Davis yang dikutip oleh Reksohadiprojo dan Handoko (2003: 290- 291), ada 10 ciri utama yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan kepemimpinan dalam pemerintahan antara lain sebagai berikut :
1. Kecerdasan (Intelligence)
Penelitian-penelitian pada umumnya menunjukkan bahwa seorang pemimpin yang mempunyai tingkat kecerdasan yang lebih tinggi daripada pengikutnya, tetapi tidak sangat bebebeda.
2. Kedewasaan
Sosial dan Hubungan Sosial yang luas (Social maturity and Breadht) Pemimpin cenderung mempunyai emosi yang stabil dan dewasa atau matang, serta mempunyai kegiatan dan perhatian yang luas.
3. Motivasi diri dan dorongan berprestasi
Pemimpin secara relatif mempunyai motivasi dan dorongan berprestasi yang tinggi, mereka bekerja keras lebih untuk nilai intrinsik.
4. Sikap-sikap hubungan manusiawi
Seorang pemimpin yang sukses akan mengakui harga diri dan martabat pengikut-pengikutnya, mempunyai perhatian yang tinggi dan berorientasi pada bawahannya.
5. Memiliki Pengaruh Yang Kuat
Seorang pemimpin harus memiliki pengaruh yang kuat untuk menggerakkan orang lain atau bawahan agar berusaha mencapai tujuan kelompok secara sukarela.
6. Memiliki Pola Hubungan Yang Baik
Seorang pemimpin sukses mampu menciptakan pola hubungan agar individu, dengan menggunakan wewenang dan pengaruhnya terhadap sekelompok orang agar bekerja sama dalam mencapai tujuan yang dikehendaki bersama.
7. Memiliki Sifat-Sifat Tertentu
Seorang Pemimpin sukses memiliki sifat-sifat khusus seperti kepribadian baik, kemampuan tinggi dan kemampuan tinggi dan kemauan keras, sehingga mampu menggarakkan bawahannya.
8. Memiliki Kedudukan atau Jabatan
Seorang pemimpin selalu memiliki kedudukan atau jabatan dalam organisasi, baik di pemerintahan maupun di masyarakat karena kepemimpinan merupakan serangkaian kegiatan pemimpin yang tidak dapat dipisahkan dari kedudukan jabatan dan gaya atau perilaku pemimpin itu sendiri.
9. Mampu Berinteraksi
Seorang pemimpin yang baik akan selalu berinteraksi secara baik dengan sesama pemimpin, bawahan dan masyarakat yang dipimpinnya, dalam situasi dan kondisi apa pun, buruk maupun menyenangkan.
10. Mampu Memberdayakan
Seorang pemimpin yang sukses biasanya mampu memberdayakan bawahan dan masyarakat yang dipimpinnya.
Oleh karena itu, suka tidak suka mau tidak mau sekretaris harus selalu mengupdate kemampuan dan pengetahuan diri untuk melakukan tugas pokok dan fungsinya agar dapat memenuhi harapan dan keinginan baik dari lembaga maupun masyarakat sesuai dengan perkembangan yang ada.